使用 Timemark + Jobber 整合
說明照片、影片與檔案如何在 Request、Quote、Job 與 invoice 各階段,於 Timemark 與 Jobber 之間同步。
了解照片、影片與檔案如何在 Request、Quote、Job 與 invoice 各階段,於 Timemark 與 Jobber 之間同步。本文假設兩個帳號已經完成連接——如果尚未連接,請先參閱將 Timemark 連接到 Jobber。
整合運作方式
Section titled “整合運作方式”在 Jobber 中,每個 Client Property 都會在 Timemark 中對應建立一個專案。該專案會顯示一個標籤,呈現該 Property 目前最新的有效項目: Property 、 Request 、 Quote 或 Job 。
- 新增的 Property 會自動建立對應的專案,並以客戶名稱命名。
- 照片、影片與專案檔案會同步到對應 Jobber 項目的 Internal Notes 中。
- 內容會在幾秒內同步完成。一天內拍攝的內容會彙整成一則備註,而不是每張照片各自產生一則備註。
- 內容會同步到 最新有效的 Request、Quote 或 Job。
- 如果還沒有任何 Request、Quote 或 Job,就不會同步任何內容。單獨的 Property 本身無法附加內容。
與 Jobber 同步的內容 列出雙向同步的所有項目,包括整合刻意不處理的四項內容。
如果你關閉最新的 Job,並重新開啟同一個 Property 的較舊 Job,重新開啟後拍攝的所有內容都會同步到該重新開啟的 Job。
設定你的 Jobber 工作流程
Section titled “設定你的 Jobber 工作流程”-
在 Jobber 中點擊 Create,然後選擇 Client。
-
輸入名稱與 Property Address,然後點擊 Save Client。
-
Timemark 中會出現一個以客戶命名的專案,標籤為 Property 。
照片尚不會同步。必須先有 Request、Quote 或 Job,照片才有附加的對象。
工作流程 1:直接建立 Job
Section titled “工作流程 1:直接建立 Job”當工作內容已經確認,只需要排程時,使用這個流程。
- 在客戶頁面點擊 Create,然後選擇 Job。
- 填寫 Job 的詳細資訊,並設定 Salesperson。
- 在 Schedule 區塊中,於 Assigned 底下新增你的團隊成員。
- 點擊 Save Job。
專案標籤會變更為 Job ,內容也會開始同步。如果啟用了 Auto assign users,你指派的成員就會取得該專案的存取權。
工作流程 2:先建立 Request,再轉為 Quote,最後轉為 Job
Section titled “工作流程 2:先建立 Request,再轉為 Quote,最後轉為 Job”建立 Request
Section titled “建立 Request”-
在客戶頁面點擊 Create,然後選擇 Request。
-
填寫 Request 的詳細資訊,並設定 Salesperson。
-
點擊 Save Request。
標籤會變更為 Request ,同步也會開始進行。從此之後,你的團隊拍攝的所有內容都會歸入該 Request。
將 Request 轉換為 Quote
Section titled “將 Request 轉換為 Quote”-
在 Jobber 中開啟該 Request,點擊 More,然後選擇 Convert to Quote。
-
如果 Salesperson 有變動,請一併更新。
-
完成轉換。
標籤會變更為 Quote 。在 Request 階段拍攝的照片仍然保留在原處——詳見下方說明。
將 Quote 轉換為 Job
Section titled “將 Quote 轉換為 Job”- 在 Jobber 中開啟該 Quote,並將其轉換為 Job。
- 如果 Salesperson 有變動,請一併更新。
- 在 Schedule 區塊中,於 Assigned 底下新增你的團隊成員。
- 完成轉換。
標籤會變更為 Job 。
你的照片會跟著工作進度走
Section titled “你的照片會跟著工作進度走”Timemark 撰寫的每則備註都會連結到後續階段的紀錄,因此當工作轉換階段時,內容會自動延續下去:
| Content added at | Also visible on |
|---|---|
| Request | 該 Quote、Job 與 invoice |
| Quote | 該 Job 與 invoice |
| Job | 該 invoice |
你可以直接在備註上看到這一點:在 Link to related 底下,Quotes、Jobs 與 Invoices 都已經預先勾選。
轉換前不需要特別記得做任何事。如果你先前用過的產品需要你手動勾選這些選項,在這裡你不需要這麼做。
在 Jobber 中檢視同步的內容
Section titled “在 Jobber 中檢視同步的內容”開啟該 Request、Quote 或 Job,並捲動到 Internal Notes。每則備註的文字都會連結回內容來源的 Timemark 專案,照片、影片與檔案則會以附件形式顯示在備註上。
標記為 Linked note 的備註,是在更早的階段(在 Request 或 Quote 上)寫下的,並自動延續到這裡。
何時會停止同步
Section titled “何時會停止同步”| In Jobber | Syncing |
|---|---|
| Job 已關閉,尚未開立 invoice | 持續同步 |
| 已開立 invoice 且 Job 已關閉 | 停止同步 |
| 重新開啟已關閉的 Job | 針對新內容恢復同步 |
Jobber 同步何時會停止 說明了各種邊界情況——重新連接、刪除專案,以及為什麼重新開啟的 Job 有時仍然不會同步。
連接前就已存在的 Property
Section titled “連接前就已存在的 Property”連接整合並不會匯入你在 Jobber 中既有的歷史資料。Jobber 只會將新的活動通知 Timemark,因此既有的 Property 在有新動作之前都不會有任何反應。
若要納入某個 Property,請在該 Property 上建立 Request、Quote 或 Job。它對應的專案會在此時出現,並已處於正確的階段。
為什麼我的專案沒有同步到 Jobber?
該 Property 必須要有有效的 Request、Quote 或 Job。標籤仍為 Property 的專案沒有可附加內容的對象。請先確認整合在 Jobber 頁面上仍然保持連接,然後建立三者之一。
為什麼我有兩個名稱相同的專案?
每個 Property 都會有自己的專案,且專案是以客戶名稱命名——因此擁有兩個地址的客戶,會產生兩個名稱相同的專案。可以用名稱下方的地址來區分。這與 Jobber 的情況相同,兩個 Property 都歸在同一個客戶底下。
建立 Request 或 Job 時,專案名稱會改變嗎?
不會。Timemark 只會在建立專案時設定一次名稱,之後不會覆寫。如果你在 Timemark 中重新命名,你設定的名稱就會保留下去。
我在 Jobber 中修改了地址,Timemark 會跟著更新嗎?
會。在 Jobber 中修改 Property 地址,會更新對應專案的地址與地圖位置。專案名稱不會受到影響,因此你自訂的名稱會保留下來。
為什麼我轉換為 Job 時,內容沒有一併轉移?
理論上應該會轉移。Timemark 會自動將每則備註連結到後續階段的紀錄,因此 Request 上的內容會出現在 Quote、Job 與 invoice 上。如果沒有出現,請確認該內容是在整合連接之後才拍攝的。
核對清單會同步到 Jobber 嗎?
不會自動同步。請將核對清單匯出為 Excel,上傳到專案的檔案中,它就會像其他檔案一樣同步。
為什麼設定整合的人可以存取每一個專案?
連接 Jobber 的人會保留在整合建立的每一個專案中,確保隨時都有人可以聯繫得到。這是預期的行為。
我可以在 Jobber 中刪除已同步的內容嗎?
可以。開啟該項目,前往 Internal Notes,在那裡刪除附件。在其中一個產品中刪除,不會連帶刪除另一個產品中的內容——如果想要兩邊都完全刪除,請分別在兩邊刪除。
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